Vai trò của xây dựng tài liệu URD đối với thành công của dự án ERP

Qua thực tế triển khai tại nhiều dự án ERP, chúng tôi nhận ra rằng việc xây dựng tài liệu URD đóng vai trò đặc biệt quan trọng cho sự thành công của một dự án ERP. Vậy tài liệu URD là gì? Làm thế nào để xây dựng tài liệu URD?

Tài liệu URD là gì?

URD viết tắt của User Requirement Document, là Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ. URD được sử dụng trong quá trình triển khai phần mềm ERP nhằm:

• Xác định những mong muốn người dùng về một phần mềm, giải pháp công nghệ;
• Chứng minh cho các bên quan tâm thấy rằng dự án được kiểm soát tốt và đạt được thành công về tài chính và kỹ thuật;
• Cho phép kiểm soát dự án hiệu quả, thực hiện thành công dựa trên các thông số được xác định rõ ràng vể yêu cầu của người dùng
• Là cơ sở để nghiệm thu dự án.

Yêu cầu của tài liệu URD là gì?

1	Các mục tiêu của dự án
	Mô tả các mục tiêu mà dự án cần đạt được
2	Mô tả chức năng và yêu cầu về hiệu suất
	– Mô tả rõ nét các chức năng, phân hệ cần triển khai cho phần mềm. Nó bao gồm các nghiệp vụ lõi và các nghiệp vụ mở rộng của doanh nghiệp nhằm đảm bảo yêu cầu kinh doanh tại từng đơn vị.– Tổ chức hệ thống bao gồm các phân quyền trên phần mềm. Tùy theo từng đơn vị sẽ có những tổ chức khác nhau. Song, cần mô tả chi tiết để đảm bảo công việc xây dựng phần mềm sau này.
3	Nguồn lực và yêu cầu về lịch trình
	Chỉ định các tài nguyên tối đa mà việc phát triển và vận hành hệ thống có thể tiêu tốn, cũng như số lượng nhân sự tham gia, thời gian tối đa triển khai hay ngân sách phát triển và các ràng buộc khác.
4	Yêu cầu dữ liệu
	Đây là phần thiết lập các yêu cầu về xử lý và lưu trữ dữ liệu hệ thống. Các chi tiết như loại dữ liệu được nhập, khối lượng dữ liệu, nguồn thu thập sẽ được minh họa rõ nét và minh bạch.
5	Yêu cầu về giao diện
	Phần này chỉ định các giao diện cho hệ thống. Ở cấp độ URD, giao diện bao gồm hệ thống hiển thị tổng thể phải xử lý, gồm các thiết bị đầu cuối của người dùng và giao diện điện tử với các hệ thống máy tính khác.
6	Yêu cầu kiểm tra
	Phần này quy định các yêu cầu đặt ra đối với thử nghiệm hệ thống, bao gồm thông tin về khả năng truy nguyên các thử nghiệm trở lại các yêu cầu. Cũng bao gồm các yêu cầu về thử nghiệm trong điều kiện ứng suất (tải tối đa, hoặc thậm chí tải vượt quá mức tối đa, như được định nghĩa trong các phần trước của tài liệu này) và thử nghiệm hồi quy. Việc kiểm tra này nhằm đảm bảo rằng không có tác động bất ngờ nào khi đưa phần mềm vào sử dụng.

Vì sao tài liệu URD quan trọng đối với dự án ERP

Không thể phủ nhận vai trò của tài liệu URD trong quá trình mà doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP. Tài liệu URD được ví như bản vẽ của một ngôi nhà, và hệ thống sẽ được lập trình trên chính bản vẽ đó. Do đó, toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp nhất thiết phải được mô tả rõ ràng, đồng thời các chức năng mà phần mềm sẽ cần để đáp ứng tất cả các bên liên quan (khách hàng, người dùng và doanh nghiệp) cũng cần được làm sáng tỏ. 

Theo đó, bản mô tả URD càng chính xác thì việc chỉnh sửa cấu trúc phần mềm về sau sẽ được hạn chế đến mức tối thiểu nhất. Nó cũng cho phép doanh nghiệp triển khai hiệu quả hơn, hạn chế các sai sót gây lãng phí nhân lực, vật lực trong tổ chức.

Có thể thấy, tài liệu URD đóng góp vai trò nền tảng và quan trọng trong việc cấu trúc và chuẩn hóa thiết kế phần mềm ERP. Vì vậy, việc chú trọng đầu tư, xây dựng và phát triển tài liệu URD là nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong việc triển khai hệ thống ERP là một trong những việc cần thực hiện. 

Một câu hỏi đặt ra là, các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai ERP thì cần xây dựng tài liệu URD này như thế nào?

Xây dựng tài liệu URD như thế nào để dự án ERP thành công?

• Tiến hành khảo sát một cách nghiêm túc, bài bản

Quá trình khảo sát hiện trạng doanh nghiệp cần được tiến hành nghiêm túc, bài bản, phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung ứng giải pháp ERP. Trong quá trình khảo sát, đơn vị cung cấp giải pháp – vốn là chuyên gia trong ngành sẽ đặt ra những câu hỏi để thu thập thông tin từ phía doanh nghiệp nhằm nắm bắt được các thông tin chính như:

• Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp;
• Số lượng nhân sự của doanh nghiệp;
• Mô hình doanh nghiệp: mô hình 1 doanh nghiệp hay mô hình multi company;
• Cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp;

• Số lượng cửa hàng (Đối với các doanh nghiệp thương mại), số lượng kho hàng, quy trình giao hàng, tổng số lượng nhóm sản phẩm và các sản phẩm đang có, hình thức bán sản phẩm: shop, Online, các phương thức thanh toán;
• Quy trình sản xuất và quản lý;
• Quy mô phát triển doanh nghiệp trong tương lai;
• Mức độ sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp hiện tại: trình độ sử dụng máy tính của các nhân viên;
• Trong quá khứ hoặc hiện tại, doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp nào, hoặc đã từng triển khai ERP hay chưa? Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng? Tại sao hiện giờ không sử dụng nữa?

Có như vậy, đội ngũ triển khai hệ thống ERP mới có thể nắm rõ toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp, yêu cầu của từng bộ phận. Từ đó, xây dựng tài liệu URD chính xác từ kỹ thuật, quy trình hạch toán…

• Cần có sự thống nhất triển khai tài liệu URD giữa các bên

Tài liệu URD được thiết kế bởi phía triển khai phần mềm, song, nó được ứng dụng nhằm đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Trong khi đó, chỉ doanh nghiệp bạn mới nắm rõ yêu cầu của mình cũng như tường tỏ các bài toán mà mình đang gặp phải. Vì thế, trong quá trình triển khai dự án, khâu thống nhất tài liệu URD giữa hai bên rất quan trọng. 

Một gợi ý cho các doanh nghiệp đó là trong quá trình khảo sát của đơn vị triển khai phần mềm, các đơn vị được triển khai cũng cần bố trí nhân sự tham gia các buổi khảo sát, đưa ra các đề xuất xây dựng hệ thống. Như vậy, tài liệu URD sẽ càng chính xác và hạn chế những thay đổi về sau.