Phần mềm kiểm soát ra vào

              I.Thực trạng quản lý người ra – vào hầm lò tại các công ty khai thác mỏ

Trong ngành khai thác than khoáng sản, tại các hầm lò khai thác, do đặc thù yêu cầu mức độ an toàn lao động cao và khối lượng nhân lực lớn nên việc kiểm soát người ra vào lò có thể coi là một bài toán thiết yếu và phức tạp đối với người quản lý. Tính đến nay, tại hầu hết các doanh nghiệp khai thác than khoáng sản Việt Nam, bài toán phức tạp này lại được quản lý hoàn toàn thủ công và sơ sài, theo hình thức phát thẻ nhôm .Tại mỗi cửa lò, có 1 đến 2 người gác lò đứng ra phát thẻ cho công nhân vào và thu lại thẻ của người từ lò ra.Với số lượng công nhân ra vào lò mỗi ngày rất lớn (hàng nghìn người) thì chỉ riêng việc đứng phát/thu thẻ cũng đã mất rất nhiều chi phí nhân lực và thời gian. Chưa kể việc quản lý thủ công như vậy khá lỏng lẻo, không nắm được chính xác người ra vào lò là ai, thuộc bộ phận nào; cũng như khi xảy ra sự cố trong lò… việc thống kê số liệu xem hiện có bao nhiêu người còn đang kẹt trong hầm lò cũng mất nhiều thời gian, dẫn đến khó khăn trong công tác cứu hộ. Một số công ty đã từng sử dụng thử nghiệm thẻ từ, đầu đọc chấm công tại các cửa lò nhưng quy mô rất nhỏ. Khi triển khai thực tế cho toàn Công ty, số lượng công nhân lớn, hệ thống quản lý không kiểm soát được dữ liệu phát sinh, dẫn đến tình trạng tràn dữ liệu.

           II. Lợi ích của phần mềm quản lý người ra – vào hầm lò – BizSolution

Từ thực trạng trên, nhu cầu ứng dụng một hệ thống phần mềm chuyên dụng để kiểm soát người ra vào hầm lò như Phần mềm kiểm soát người ra vào hầm lò – BizSolution là một giải pháp. Khi sử dụng Phần mềm kiểm soát người ra vào lò – BizSolution sẽ mang lại lợi ích:

  • Giải quyết bài toán thu, phát thẻ từ, kiểm thẻ từ tại các cửa lò
  • Đánh giá chính xác được số lượng cán bộ công nhân viên thực tế ra, vào tại cửa lò.
  • Thống kê được chi tiết thời gian đi muôn của mỗi cán bộ, công nhân so với giờ làm.
  • Thống kê được chi tiết thời gia ra sớm của mỗi cán bộ, công nhân so vời giờ kết thúc.
  • Thống kê được chi tiết số lượng công nhân còn có mặt trong lò theo các mức thời gian cụ thể.
  • Kiểm soát được chính xác số lượng công nhân đang có mặt ở trong lò.
  • Kiểm soát được chính xác số lượng công nhân đến giờ ra nhưng chưa ra.
  • Thống kê được số lượng công nhân vắng mặt trong các ca làm việc.
  • Giảm thiểu thời gian thống kê số liệu, dữ liệu thống kê kịp thời, chính xác, liên tục và mang tính chuẩn mực.
  • Cho phép in, xem báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào để quản lý, thống kê số lượng công nhân ra vào lò.
  • Phản ánh chính xác tình trạng công nhân ra sớm, vào muộn, vắng mặt.
  • Cho phép tìm kiếm, truy vấn và lập báo cáo thống kê nhanh chóng theo yêu cầu của lãnh đạo.
  • Khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng, an toàn và ổn định

Quy trình quản lý hệ thống người ra vào hầm lò – BizSolution

Nội dung của phần mềm quản lý người ra vào hầm lò – BizSolution

Quản lý đăng ký thẻ cho cán bộ công nhân viên

Tại sao cần phải đăng ký thẻ?

Mỗi cán bộ công nhân viên khi ra, vào các hầm lò sẽ được cung cấp một thẻ từ, thẻ này sẽ được đăng ký và gắn cho mỗi cán bộ nhân viên cụ thể thông qua một thiết bị phần cứng là đầu đọc thẻ từ đã được kết nối với Phần mềm kiểm soát người Ra Vào Lò – BizSolution.Khi đã đăng ký thẻ thành công với phần mềm, mỗi khi người dùng quẹt thẻ trên các đầu đọc thẻ gắn trên các cửa lò thì dữ liệu quẹt thẻ sẽ được tự động đẩy về phần mềm lưu trữ trên máy chủ. Ngoài ra việc đăng ký thẻ cho cán bộ nhân viên còn nhằm phục vụ cho công tác quản lý chấm công đi làm, quản lý ăn tại các nhà ăn ca, quản lý việc mượn trả đèn và bảo hộ lao động, quản lý việc gửi xe tại các nhà xe.

Tính năng đăng ký tự động:

Dùng để hỗ trợ đăng ký tự động một thẻ từ đã được đăng ký trước đó với một máy đọc thẻ mới.

Tính năng này thực sự cần thiết khi gặp phải tình huống nhân viên chuyển phòng ban hoặc có phát sinh máy chấm công mới. Khi đó, nếu khối lượng thẻ đăng ký lớn thì việc đăng ký thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian (ước tính, nếu đăng ký cho 5000 nhân viên tức 5000 thẻ, thì một nhân lực sẽ phải mất khoảng 1 tuần ngồi đăng ký). Ngoài ra, việc đăng ký thủ công còn gặp phải khó khăn trong việc thu gom thẻ để đăng ký lại. Áp dụng tính năng đăng ký tự động, người quản lý không phải thu gom lại thẻ, không phải ngồi đăng ký lại mà khi thẻ đã đăng ký trong hệ thống, đầu đọc thẻ sẽ tự động nhận dạng được thẻ đó.

Tại sao phải quản lý tìm kiếm thẻ nhân viên?

Tìm kiểm thẻ nhân viên giúp kiểm tra xem nhân viên đã sử dụng những thẻ nào, những thẻ đó bị mất, lỗi kỹ thuật hoặc cấp mới.Khi nhân viên sử dụng thẻ báo mất thẻ, để ngăn chặn người khác nhặt được và sử dụng lại thẻ đó thì tính năng tìm kiếm thẻ và kết thúc sử dụng của thẻ đã được báo mất.

Báo người ra vào lò

Tại sao phải quản lý dữ liệu báo người ra vào lò?

Một số cán bộ công nhân viên khi đi làm quên thẻ, hỏng thẻ chưa kịp báo làm lại hoặc dùng thẻ nhôm. Chức năng này giúp người dùng nhập số lượng người ra vào lò trong các trường hợp này vào phần mềm để có dữ liệu đầy đủ nhất lên báo cáo “Báo cáo thông kê người ra vào lò”

  1. Dữ liệu thời gian thực
  2. Tại sao phải theo dõi dữ liệu thời gian thực?

Theo dõi dữ liệu thời gian thực là bước quan trọng nhất trong quy trình kiểm soát người ra vào lò. Mọi tác động quẹt thẻ của cán bộ công nhân đều sẽ hiển thị lên màn hình dữ liệu thời gian thực. Trên màn hình máy tính người gác lò, hoặc bộ phận chỉ huy sản xuất sẽ thường trực mở dữ liệu này để kiểm soát từng lượt ra vào lò.

Người dùng chọn các thông tin phòng ban lọc lấy dữ liệu thời gian thực tùy theo mục đích: phòng ban, hầm lò, ngày xem … Mỗi dòng thông tin tương ứng với một cặp quẹt thẻ ra vào.

Các thông tin trên Dữ liệu thời gian thực:

  • Trạng thái: thể hiện trạng thái của lần quẹt thẻ ra vào lò. Hiện tại chương trình có thiết lập 5 trạng thái:
  • Vào: quẹt thẻ trong khoảng giờ vào của ca làm việc
  • Vào muộn: quẹt thẻ vào khoảng thời gian vào muộn (sau giờ vào được phép và trước giờ ra) của ca làm việc
  • Ra: quẹt thẻ trong khoảng giờ ra của ca làm việc
  • Ra sớm: quẹt thẻ trong khoảng thời gian ra sớm của ca làm việc
  • Dữ liệu cần kiểm tra: Phần mềm báo dữ liệu cần kiểm tra trong các trường hợp:
  • Thẻ chưa đăng ký
  • Thời gian dưới hầm vượt quá mức cho phép
  • Có dữ liệu ra mà chưa có dữ liệu vào tương ứng
  • Quẹt thẻ vào thời điểm không khớp với lịch làm việc đã thiết lập cho chủ thẻ

Lưu ý:

  • người dùng có thể thêm/sửa các trạng thái chấm công cho phù hợp với thực tế áp dụng tại đơn vị.
  • Phần mềm cho phép thiết lập mỗi trạng thái một màu sắc và biểu tượng riêng. Người dùng có thể tùy chỉnh tùy ý.
  • Các trường cửa ra/cửa vào, giờ ra/giờ vào: cho biết quẹt thẻ tại cửa ra/vào số mấy, vào thời điểm nào
  • Các trường thông tin khác: mã nhân viên, mã chấm công, họ tên nhân viên, chức vụ, đơn vị, công trình hầm lò nơi quẹt thẻ, ngày quẹt thẻ, mã thẻ

1.      Hệ thống báo cáo người ra vào hầm lò – BizSolution

Hệ thống báo cáo là kết quả cuối cùng mà người sử dụng mong muốn nhận được. Phần mềm kiểm soát người ra vào lò cần có đầy đủ các báo cáo thống kê, đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu thông tin quản lý của người quản lý người ra vào lò.

Mỗi báo cáo đều có 2 dạng: dạng form báo cáo trên phần mềm và dạng báo cáo theo mẫu in của doanh nghiệp khách hàng (các hình dưới đây minh họa cho các báo cáo dạng Form và  báo cáo dạng mẫu in  trên phần mềm).

Mỗi báo cáo đều có các bộ lọc riêng (kỳ báo cáo, đơn vị phòng ban …) phục vụ các nhu cầu xem thông tin nhiều kiểu, nhiều phạm vi khác nhau.

  1. Báo cáo thống kê công nhân Ra Sớm

Thống kê danh sách những công nhân ra sớm trong kỳ đã chọn của từng đơn vị phòng ban tại từng công trình hầm lò với mức thời gian cụ thể để có chế tài xử lý phù hợp đối với những đơn vị/công nhân đó.

  • Báo cáo dạng Form
  • Báo cáo dạng mẫu in

Từ dữ liệu báo cáo thống kê công nhân ra sớm

2. Báo cáo thống kê công nhân vào muộn

Báo cáo thống kê công nhân vào muộn cho phép người dùng thống kê chi tiết danh sách công nhân vào muộn so với giờ kết thúc vào của ca làm việc trong một khoảng thời gian bất kỳ

  • Báo cáo dạng Form
  • Báo cáo dạng mẫu in
  1. Báo cáo thống kê công nhân đến giở ra nhưng chưa ra

Báo cáo thống kê công nhân đến giờ ra nhưng chưa ra cho phép người dùng thống kê chi tiết danh sách công nhân vẫn còn ở trong lò khi kết thúc ca làm việc

  • Báo cáo dạng mẫu in:

3. Báo cáo thống kê công nhân có mặt trong lò

Báo cáo thống kê công nhân có mặt trong lò cho phép người dùng thống kê chi tiết danh sách công nhân hiện đang có mặt trong lò

Báo cáo dạng form:

Báo cáo dạng mẫu in

  1. Báo cáo thống kê công nhân còn ở trong lò theo các mức thời gian

Báo cáo thống kê công nhân còn ở trong lò theo các mức thời gian cho phép người dùng thống kê chi tiết danh sách công nhân còn ở trong lò theo các mức thời gian bất kỳ.

  • Báo cáo dạng form:
  • Báo cáo dạng mẫu in:

Báo cáo chi tiết số lượng công nhân ra vào lò

Báo cáo thống kê số lượng công nhân thực tế quẹt thẻ, không quẹt thẻ, do phân xưởng báo trong một khoảng thời gian bất kỳ.