Phần mềm quản lý vật tư

1. Tình hình chung

Hiện nay hầu hết các Doanh nghiệp đều ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhằm tự động hóa các hoạt động thu thập, tổng hợp, xử lý và truyền đạt thông tin để hỗ trợ tối đa hiệu năng làm việc cũng như hiệu quả quản lý tại Doanh nghiệp. Tuy nhiên Các công ty khai thác mỏ nói chung mới chỉ dừng lại ở việc ứng dụng các sản phẩm phần cứng, mạng nội bộ và các sản phẩm phần mềm đơn lẻ nên hiệu quả mang lại chưa cao.

Việc quản lý vật tư tại Công ty khai thác mỏ hiện đang áp dụng hệ thống sổ sách báo cáo chủ yếu bằng phương pháp thủ công và sử dụng excel với các số liệu rời rạc. Trong khi đó, quá trình sản xuất kinh doanh thường xuyên phát sinh các chứng từ nhỏ lẻ với số lượng, chủng loại vật tư hàng hóa nhiều làm cho khối lượng công việc của bộ phận quản lý vật tư rất lớn, ảnh hưởng đến tình hình sản xuất và tiến độ thực hiện các báo cáo cũng như tính kịp thời trong công tác quản trị.

2. Những hạn chế đang tồn tại

Từ thực trạng chung của các Đơn vị khai thác mỏ có thể thấy những hạn chế đang tồn tại như sau:

Bộ phân quản lý vật tư phải mất nhiều thời gian để tiến hành các nghiệp vụ theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại đơn vị.Hệ thống báo cáo đang phải thực hiện chủ yếu bằng Excel khiến người làm báo cáo mất nhiều thời gian công sức cũng như tốn kém thêm chi phí của Đơn vị.

Sự liên kết của các bộ phận đang gặp rất nhiều khó khăn do phải cập nhật dữ liệu thông qua biện pháp thủ công. Các bộ phận phòng ban đặc biệt dưới các đơn vị phân xưởng khai thác không thể kiểm tra ngay lập tức được lượng nhập xuất tồn để lên phương án xin lĩnh vật tư.Khi xin lĩnh vật tư từ các bộ phận khác phòng quản lý vật tư cũng không nắm được ngay dẫn đến khó khăn trong việc phê duyệt phiếu xin lĩnh cũng như đưa ra những quyết định trong công tác quản lý.

Chứng từ lưu trữ nhiều, tính toán còn mang tính thủ công có thể có nhiều sai sót, nhầm lẫn và không kịp thời số liệu.

Tính bao quát và kịp thời cũng như việc hỗ trợ ra quyết định bị hạn chế, do việc theo dõi quản lý tại đơn vị của Ban quản trị bị thụ động, chủ yếu thông qua báo cáo của nhân viên cấp dưới báo cáo lên.

Tất cả các thực trạng đang tồn tại ở trên cơ bản đều có thể sử dụng hệ thống phần mềm để giải quyết, giúp nâng cao năng lực quản ly,giảm thiểu chi phí từ đó Đơn vị có kết quả kinh doanh tốt hơn.

TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG PHẦN MỀM

1.   Tính cấp thiết

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và sản xuất nói chúng và quản lý vật tư đang là vấn đề cấp thiết của mọi doanh nghiệp để nâng cao năng lực quản lý, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.Vì những lý do trên doanh nghiệp cần tin học hóa trong công tác quản lý để giải quyết triệt để các vấn đề còn tồn tại và khắc phục các vấn đề trong tương lại dự báo sẽ mắc phải.

2.   Lợi ích khi áp dụng phần mềm vào quản lý vật tư

Phần mềm vật tư BizSolution là phần mềm tích hợp những tính năng vượt trội nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hệ thống chứng từ, hợp đồng, sổ sách ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ về kế hoạch vật tư, nhập xuất tồn và hệ thống sổ sách báo cáo theo quy trình quản lý vật tư tại đơn vị.

Ưu điểm của BizSolution:

  • Dễ sử dụng
  • Hệ thống các chứng từ, sổ sách báo cáo có cấu trúc rõ ràng giúp người dùng dễ tiếp cận và thao tác trên phần mềm.
  • Giao diện phần mềm trực quan, thiết kế gần giống với excel tạo cảm giác thân thiện, dễ sử dụng. 
  • Hỗ trợ phím tắt tiện dụng khi thực hiện các thao tác trên phần mềm.
  • Công cụ quản trị vật tư hiệu quả
  • Cho phép in, xem báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào để quản lý, kiểm tra hiệu quả sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.
  • Phản ánh tình hình nhập xuất tồn tất cả các vật tư hàng hóa để có kế hoạch mua sắm, kinh doanh vật tư phù hợp tại các thời điểm khác nhau.
  • Cho phép tìm kiếm, truy vấn và lập báo cáo thống kê nhanh chóng theo yêu cầu của lãnh đạo.
  • Cung cấp hệ thống báo cáo vật tư theo tập đoàn đầy đủ chính xác
  • Tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp
  • Phần mềm cho phép người dùng tính toán giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp: Nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, đích danh, bình quân cuối kỳ, bình quân sau mỗi lần nhập.
  • Linh hoạt thay đổi phương pháp tính giá xuất kho theo từng thời điểm
  • Phần mềm cho phép thay đổi phương pháp tính giá xuất kho của vật tư linh hoạt theo từng thời điểm
  • Quản lý xuất vật tư chi tiết theo công đoạn sản xuất, phòng ban nhận
  • Thực hiện viết phiếu xuất kho theo công đoạn sản xuất của đơn vị xin lĩnh vật tư, là cơ sở để tính giá thành sản xuất theo từng công đoạn sản xuất.
  • Thực hiện xuất vật tư theo phiếu xin lĩnh vật tư
  • Từ nhu cầu sử dụng vật tư của các phân xưởng khai thác, các đơn vị làm phiếu xin lĩnh vật tư, bộ phận viết phiếu xuất kho sẽ thực hiện xuất kho theo chứng từ gốc là phiếu xin lĩnh
  • Cập nhập giá thành sản xuất
  • Đối với một số vật tư chưa có giá xuất kho, cuối kỳ mới cập nhập được giá ví dụ như hàng gia công của Công ty, thì bài toán cập nhập giá thành sản xuất cho phiếu xuất kho là một giải pháp hiệu quả.
  • Hỗ trợ tra giá vật tư nhanh chóng
  • Chức năng tra giá vật tư trên Phần Mềm Quản Lý Vật Tư BizSolution cho phép tra giá vật tư theo nhiều lựa chọn, giá vật tư gần nhất, giá vật tư lớn nhất, giá vật tư nhỏ nhất.
  • Xem tồn kho vật tư ở mọi thời điểm
  • Cho phép xem tồn kho của vật tư tại mọi thời điểm theo từng kho hoặc ở nhiều kho.Tính năng hỗ trợ xem tồn kho giúp cho bộ phận quản lý kho, bộ phận xin lĩnh vật tư tại các phân xưởng thường xuyên kiểm tra lượng vật tư trong kho từ đó có phương án cung cấp vật tư phục vụ sản xuất kịp thời nhất.
  • Nhập liệu phiếu nhập, xuất kho tiện lợi, linh hoạt
  • Phần mềm hỗ chợ tính năng chọn chứng từ gốc giúp cho việc nhập liệu tiện lợi, giảm thời gian nhập liệu khi viết phiếu nhập xuất kho vật tư.
  • Linh hoạt đáp ứng yêu cầu đặc thù tại đơn vị
  • Người dùng có thể chủ động lựa chọn, cấu hình các chứng từ, chỉ tiêu báo cáo phù hợp với nhu cầu quản lý đặc thù tại đơn vị.
  • Bảo mật, an toàn
  • Hỗ trợ phân quyền cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng được phép thực hiện những thao tác đối với từng loại chứng từ và báo cáo phù hợp với nhân viên thống kê từng phần hành.
  • Hỗ trợ thống kê nhật ký sử dụng giúp người dùng theo dõi các thao tác đã thực hiện để có thể kiểm soát được quá trình thao tác trên phần mềm.
  • Khả năng tương thích cao
  • Có thể đẩy số liệu nhập xuất sang phần mềm quản trị chi phí  làm cơ sở dữ liệu cho quyết toán chi phí chi tiết theo từng công đoạn sản xuất, phân xưởng khai thác.
  • Hỗ trợ nhập liệu chứng từ từ file excel.
  • Quản lý hiệu quả mô hình đa chi nhánh
  • Cho phép nhiều chi nhánh, công ty con cùng nhập liệu, hạch toán đồng thời trên một máy chủ dữ liệu.
  • Tổng công ty có thể kiểm soát số liệu, báo cáo của các chi nhánh.
  • Giúp giảm thiểu chi phí đầu tư, xây dựng hạ tầng CNTT của Doanh Nghiệp, giảm thiểu nhân lực và chi phí hỗ trợ, bảo hành, bảo trì.
  • Dễ lưu trữ, in ấn
  • Phần mềm cho phép kiết xuất dữ liệu ra thành các định dạng tài liệu khác nhau (Excel, pdf, HTML, JPF…) để phục vụ cho việc lưu trữ hoặc in ấn.

Sơ đồ quy trình tổng quát

Quy trình lập kế hoạch mua vật tư hàng hóa

Mô tả quy trình

Quy trình một:

Từ kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tháng, quý năm(0), tiên hành nên kế hoạch sử dụng vật tư(3) của các phân xưởng, tổ sản xuất trong doanh nghiệp, sau khi đã nên được kế hoạch sẽ tiến hành làm đề xuất mua vật tư(6) nên các lãnh đạo, nếu đề xuất được duyệt sẽ nên kế hoạch mua vật tư(4) như đề xuất được duyệt, cuối cùng là thực hiện mua VTHH(5)

Quy trình hai:

Từ nhu cầu sử dụng VTHH,Lượng tồn kho VTHH thực tế (1) các phân xưởng, tổ sản xuât, phòng ban có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ làm đề xuất sử dụng VTHH(2) gửi nên phòng vật tư(bộ phận tiếp liệu kinh doanh), bộ phận này sẽ tập hợp tất cả các đề xuất sử dụng vật tư nên kế hoạc sử dụng vật tư(3) trình lãnh đạo ký duyệt, nếu được duyệt thi sẽ tiến hành nên kế hoạch mua VTHH(4), sau đó tiến hành thực hiện mua VTHH(5)

Quy trình nhập mua vật tư hàng hóa

Mô tả quy trình

  • Để thực hiện mua VTHH bộ phận tiếp liệu, kinh doanh sẽ yêu cầu các đơn vị cung ứng vật tư gửi Bảng báo giá (1), bộ phận này sẽ lựa chọn một số báo giá của các nhà cung cấp, trình nên hội đồng duyệt giá(Biên bản duyệt giá)(2), sau khi đã duyệt lựa chọn ra nhà cung cấp thì sẽ tiến hành làm Đơn đặt hàng NCC(3), tiếp theo tiến hành làm hợp đồng mua VTHH(4) theo đơn đặt hàng đã đặt(3), tiếp theo tiên hành lập hóa đơn(5), hàng về sẽ tiến hành kiểm tra trước khi nhập kho(Biên bản kiểm nhập VTHH)(6), sau khi đã hoàn tất thủ tục kiểm tra sẽ tiến hành cho nhập kho(Phiếu nhập kho)(7)

Tương tự ta có các quy trình sau:

  • Bảng báo giá từ nhà CC(1)-> Biển bản duyệt(2)->Biên bản kiểm nghiệm(6)->phiếu nhập kho(7)
  • Bảng báo giá từ nhà CC(1)->Biên bản duyệt giá(2)-> hóa đơn mua VTHH(5)-> Biên bản kiểm nghiệm VTHH(6)-> Phiếu nhập kho(7)
  • Bảng báo giá từ nhà CC(1)->Biên bản duyệt giá(2)->Đơn hàng mua(3)->Hóa đơn mua(5)->biên bản kiểm nghiêm(6)->phiếu nhập kho(7)
  • Bảng báo giá nhà CC(1)->Biên bản duyệt giá(2)->Đơn hàng mua(3)->Biên bản kiểm nghiêm(6)->Phiếu nhập kho(7)->Hóa đơn mua(5)
  • Bảng báo giá nhà CC(1)->Biên bản duyệt giá(2)->Đơn hàng mua(3)->Hợp đồng mùa(4)->Biên bản kiểm nghiệm(6)->Phiếu nhập kho(7)->Hóa đơn mua(5)
  • Bảng báo giá nhà CC(1)->Biên bản duyệt giá(2)->Đơn hàng mua(3)->Hợp đồng mua(4)->Kiểm nghiệm(6)->Phiếu nhập kho(7)->Hóa đơn mua(5)

    Quy trình xuất sử dụng vật tư

Quản lý kho hàng hóa

Hệ Thống Báo Cáo

  1. Báo cáo cáo chi tiết xuất vật tư

Ý nghĩa:

Theo dõi lượng xuất vật tư trong kỳ báo cáo chi tiết theo từng dạng xuất, theo một hoặc nhiều kho. Thực hiện báo cáo linh hoạt theo tháng, quý, năm, hoặc một khoảng thời gian tùy chọn.

Báo cáo thực hiện giá mua quý năm:

Cho phép theo dõi số lượng, giá tri, giá mua bình quân của các vật tư hàng hóa trong kỳ xem báo cáo, là cơ sở dữ liệu để báo cáo cho tập đoàn công nghiệp Than – Khoáng Sản Việt Nam. Xem báo cáo theo nhiều chỉ tiêu như tháng, quý, năm, tùy chọn.

Báo cáo chi tiết mua sắm vật tư quý năm:

Cho phép theo dõi tình hình mua sắm vật tư chi tiết theo từng hợp đồng, giá trị thực hiện theo hợp đồng chi tiết theo tháng, quý, năm, hoặc một khoảng thời gian tùy ý. Là cơ sở dữ liệu làm báo cáo cho tập đoàn công nghiệp Than- Khoáng Sản Việt Nam

Báo cáo chi tiết nguồn nhập:

Báo cáo thống kê chi tiết nguồn nhập của vật tư hàng hóa theo từng dạng nhập ví dụ như nhập mua, nhập gia công, nhập lại sản xuất chi tiết theo từng quý năm, báo cáo là cơ sở dữ liệu báo cáo cho tập đoàn công nghiệp Than- Khoáng Sản Việt Nam

  Báo cáo chi tiết nhập xuất tồn vật tư

Báo cáo thống kê chi tiết lượng, giá trị tồn đầu kỳ, nhập , xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ chi tiết theo từng vật tư hàng hóa theo từng kỳ báo cáo tháng, quý, năm, khoảng thời gian tùy chọn.